ایکسِل میں ایجنگ فارمولا کیسے بنائیں

چاہے آپ اکاؤنٹس کی وصولیاں، اسٹاک یا انوائسز کی ایجنگ کر رہے ہوں، درست ڈیٹا کی انٹری بہت ضروری ہے۔ ایک مستقل فارمیٹ بھی اہم ہے تاکہ آپ کا آڈینس آپ کے ایجنگ کے نتائج کو فوراً سمجھ سکے۔

ایکسِل میں ایک سادہ ایجنگ فارمولا سیکھنا وقت بچانے اور ڈیٹا کے تجزیے کو بہتر بنانے میں مددگار ثابت ہو سکتا ہے۔ ایجنگ فارمولوں کو استعمال کرنا سیکھیں، مختلف طریقوں کا جائزہ لیں اور درست نتائج کے لیے نکات دریافت کریں۔

DATEDIF

DATEDIF فنکشن ایک ایکسِل کا بلٹ ان ڈیٹ فنکشن ہے جو دو تاریخوں کے درمیان فرق کو سالوں، مہینوں یا دنوں میں توڑ سکتا ہے۔ یہ دو تاریخوں اور ایک یونٹ آف میژرمنٹ کو اپنے دلائل کے طور پر لیتا ہے، اور اسے YEARFRAC جیسے دوسرے ڈیٹ فنکشنز کے ساتھ ملایا جا سکتا ہے تاکہ پیچیدہ عمر کے حساب کتاب کے فارمولے بنائے جا سکیں۔ اس فنکشن کو استعمال کرنے سے پہلے یہ سمجھنا ضروری ہے تاکہ آپ عام غلطیوں جیسے کہ #NUM! سے بچ سکیں، جو اس صورت میں آتی ہے جب start_date، end_date سے پہلے ہو۔ اس غلطی سے بچنے کے لیے، یہ یقینی بنائیں کہ آپ جن تاریخوں کے ساتھ کام کر رہے ہیں وہ صحیح فارمیٹ میں ہیں (YYYY-MM-DD)۔ آپ DATEVALUE فنکشن کا استعمال کرکے متن کو صحیح تاریخ کی ویلیو میں تبدیل بھی کر سکتے ہیں۔

اپنے عمر کے حسابات میں DATEDIF کو شامل کرنا اس بات کو یقینی بنانے میں مدد دے گا کہ آپ درست نتائج حاصل کر رہے ہیں، کیونکہ یہ لیپ سالوں کو بھی مدنظر رکھتا ہے۔ یہ خاص طور پر قانونی دستاویزات، تعلیمی سیٹنگز اور صحت سے متعلق ڈیٹا کے لیے مفید ہے۔ لیپ سال ایک چھوٹا سا جزو لگ سکتے ہیں، لیکن یہ آپ کے نتائج پر بڑا اثر ڈال سکتے ہیں۔

عمر کا حساب لگانے کے لیے، سب سے پہلے اپنے اسپریڈشیٹ میں تاریخ پیدائش کو ایک سیل میں درج کریں۔ پھر موجودہ تاریخ کو ایک دوسرے سیل میں درج کریں اور فارمولا درج کریں: =DATEDIF(A1, TODAY()) & "Y" & "Years" & 'MD' & "Months" & 'MD' 'Days'۔ نتیجہ آپ کی عمر کو سالوں میں دکھائے گا، جو تاریخ پیدائش سے شروع ہوگی۔ یہ ایک زیادہ درست طریقہ ہے تاکہ کسی فرد کی عمر کا حساب لگایا جا سکے۔

YEARFRAC

ایکسِل میں عمر کا حساب کرنا شروع میں پیچیدہ لگ سکتا ہے، لیکن ایسا نہیں ہے۔ تھوڑی سی معلومات، اور ڈیٹا سیٹ سیٹ اپ کے بہترین طریقے آپ کو اس طاقتور فنکشن کا بہترین استعمال کرنے میں مدد دیں گے۔ پہلا قدم یہ ہے کہ آپ کی تاریخیں صحیح طور پر فارمیٹ کی گئی ہوں۔ اس سے کٹوتی کی غلطیوں سے بچا جا سکے گا اور حسابات صحیح طریقے سے کام کریں گے۔ ایک بار جب آپ کا ڈیٹا صحیح طور پر فارمیٹ ہو جائے، اگلا قدم یہ ہے کہ آپ INT اور YEARFRAC فنکشنز کا استعمال کرکے اپنے اسپریڈشیٹ میں ہر شخص کی عمر کا حساب لگائیں۔ INT فنکشن کسی بھی اعشاریہ قیمت کو کٹوتی کر دیتا ہے اور ایک مکمل عدد واپس کرتا ہے، جبکہ YEARFRAC فنکشن دو تاریخوں کے درمیان سال کے حصے کا تعین کرتا ہے، جو لیپ سالوں کو بھی مدنظر رکھتا ہے۔

YEARFRAC فنکشن کو شروع کی تاریخ، اختتامی تاریخ اور ایک بنیاد کی ضرورت ہوتی ہے۔ بنیاد ایک optional دلیل ہے جو سال کے حصے کا حساب کرنے کے لیے دنوں کی گنتی کا طریقہ بتاتی ہے۔ اگر یہ دلیل شامل نہیں کی جاتی تو ایکسِل 0 کو بنیاد کے طور پر مان لیتا ہے، جو کہ امریکی (NASD) 30/360 دنوں کی گنتی کی بنیاد پر ہوتا ہے۔

یہ چھوٹا سا قدم آپ کے نتائج کی درستگی کو یقینی بنانے میں اہم ہے۔ آپ اپنے نتائج کی ڈسپلے فارمیٹنگ کو بھی اپنی آڈینس کے لیے پڑھنے اور سمجھنے میں آسان بنانے کے لیے حسب ضرورت بنا سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ YEARFRAC فنکشن کو اس طرح فارمیٹ کر سکتے ہیں تاکہ آپ کے نتائج 'Y' سال اور 'M' مہینوں میں ظاہر ہوں۔

ROUNDDOWN

ایکسِل میں عمر کا حساب لگاتے وقت، درست ڈیٹا ہونا بہت ضروری ہے۔ یہ خاص طور پر پریزنٹیشنز یا رپورٹس تیار کرتے وقت اہم ہے۔ اس سے یہ یقینی بنے گا کہ آپ کا آڈینس آسانی سے معلومات سمجھ سکے گا، اور اسے ڈی کوڈ کرنے میں وقت نہیں گزارنا پڑے گا۔ مزید برآں، مناسب فارمیٹنگ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ضروری ہے کہ آپ کی اسپریڈشیٹس ترتیب سے ہوں اور پروفیشنل لگیں۔

کسی کی عمر کا حساب لگانے کا ایک روایتی طریقہ یہ ہے کہ تاریخ پیدائش کو آج کی تاریخ سے منہا کیا جائے۔ یہ طریقہ سادہ اور استعمال میں آسان ہے، لیکن یہ غلط حسابات کا سبب بن سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر کسی کی پیدائش 29 فروری کو ہوئی ہو اور آج 30 مارچ ہو، تو فارمولا انہیں ایک دن زیادہ عمر دے دے گا۔

اس مسئلے سے بچنے کے لیے، ROUNDDOWN فنکشن کا استعمال کریں تاکہ آپ کسی بھی نمبر کو مخصوص اعشاریہ جگہوں یا اعداد تک گھٹائیں۔ یہ فنکشن نمبر کی تعداد کو صفر سے دور جانے والے اعداد کو چھوڑ کر کم کرتا ہے، اس کے برعکس INT اور TRUNC فنکشنز کے۔

ROUNDDOWN فنکشن کا استعمال ایکسِل میں مزید پڑھنے کے قابل تاریخ فارمیٹس بنانے کے لیے بھی کیا جا سکتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، اس سیل کو ہائی لائٹ کریں جہاں آپ عمر کا حساب لگانا چاہتے ہیں اور Format Cells > Custom پر جائیں۔ پھر، مطلوبہ نتیجہ حاصل کرنے کے لیے سال، مہینے اور دن کا فارمیٹ منتخب کریں۔ یہ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ آپ کا عمر کا ڈیٹا پڑھنے کے قابل اور پروفیشنل نظر آئے۔

TRANSPOSE

جب آپ اسپریڈشیٹس پر کام کر رہے ہوں تو کبھی کبھار آپ کو ڈیٹا کو افقی سے عمودی یا اس کے برعکس منتقل یا پلٹنا ہوتا ہے۔ کاپی اور پیسٹ کرنے کے بجائے، آپ فارمولا استعمال کر سکتے ہیں۔ یہاں TRANSPOSE فنکشن کام آتا ہے۔

فارمولا TRANSPOSE ایک سیل رینج لیتا ہے اور ان کی ترتیب کو تبدیل کر دیتا ہے۔ یہ دونوں قطاروں اور کالموں کے لیے کام کرتا ہے، لیکن آپ کو سورس رینج میں قطاروں اور کالموں کی تعداد ایک جیسی ہونی چاہیے۔

ایکسِل کے ایجنگ فارمولا کے ذریعے آپ مخصوص تاریخوں کی بنیاد پر عمر کا حساب لگا سکتے ہیں، جو ایک درست طریقہ فراہم کرتا ہے۔ آپ اپنے نتائج کو گھٹانے کے لیے ROUNDDOWN فنکشن بھی استعمال کر سکتے ہیں، جو ایسی صورتوں میں مفید ہو سکتا ہے جہاں درستگی ضروری ہو۔ DATEDIF فنکشن بھی ایک تفصیلی نتیجہ حاصل کرنے کے لیے ایک آپشن ہے، جس میں سال، مہینے اور دن شامل ہیں۔